Confianza en los documentos digitales. 

La confianza de un documento parte de que se pueda garantizar su integralidad, originalidad y autenticidad; esto se encuentra muy claro para nosotros en los documentos en papel, pues la teoría archivística de estos se ha desarrollado desde el siglo XVI, lo que ha permitido que tengamos un conocimiento amplio de lo necesario en para que un documento nos resulte confiable.

Ahora que contamos también con documentos electrónicos, podemos integrarlos a la gestión archivística aprovechando una serie de ventajas sobre el documento en papel, como:

  • Posibilidades de extraer y utilizar la información que este contiene, independiente del formato en el que se encuentra originalmente.
  • Reducción del espacio físico dedicado al almacenamiento y sus costes asociados.
  • Ahorro de tiempo en la búsqueda del documento ya que se puede indexar de acuerdo a las necesidades.
  • No deterioro o extravío del documento a lo largo de su gestión.
  • Generación de múltiples copias y acceso al documento en línea desde cualquier terminal con acceso a internet.
  • La extracción de la información interna con mayor rapidez y de forma más accesible.

Aun así, surgen dudas sobre su valor probatorio más allá del presumible, a causa de las posibles facilidades de alteración en la información que contiene, lo que ha llevado a garantizar su confiabilidad mediante diferentes métodos y así hacer uso de él en procesos administrativos o legales. Para lograr esto, un documento electrónico requiere tener seguridad y registro sobre la información que se ha alojado en su interior, y así servir como instrumento de la constancia de un acto o hecho. Esta seguridad en la autenticidad de un documento electrónico es conocida como , que denomina todo aquello que garantiza la autenticidad, integridad y fiabilidad de dicho documento frente a un tercero.

La confianza digital se puede lograr mediante la trazabilidad del documento, el sellado en el tiempo, la firma digital o los metadatos vinculados al documento, procedimientos que garantizan su autenticidad, fiabilidad, previniendo cualquier manipulación o falsificación, desde el momento en el que son .

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