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Conozca sobre la generación de documentos electrónicos y en papel.

Hoy en día la generación de documentos electrónicos y en papel, tiene diferentes naturalezas:

  • Documentos nacidos digitalmente
  • Documentos digitalizados
  • Documentos en otros soportes

Y dependiendo de estas tiene diferentes formas en las que la información que contienen es aprovechada. Los documentos nacidos digitalmente tienen la ventaja de poder aprovechar la información atada a este de forma directa y automática, siendo ideal para extraer de manera controlada información útil que apoye la toma de decisiones a partir de una consulta inmediata y concurrente de información. Adicionalmente un documento digital puede contar con estampado cronológico y firma digital proporcionando una mayor seguridad y garantía.

Por otra parte los documentos digitalizados tienen ciertas limitaciones frente a los que fueron procesados directamente desde el ámbito digital, pues el proceso de digitalización en sí requiere de tiempos y recursos adicionales para obtener las mismas ventajas de los documentos que nacieron digitalmente. Dependiendo del tipo proceso empleado en llevar el físico a lo digital se puede contar con una herramienta de reconocimiento de caracteres para poder editar el documento, de lo contrario existe la posibilidad de no tener acceso a la totalidad de los datos contenidos originalmente en este para realizar modificaciones.

Por último los documentos que se encuentran por fuera del ámbito digital necesitan de una ayuda extra para ser tan útiles como los documentos digitales, pues necesitan o bien de una solución de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que no en todos los casos logra tener 100 % de precisión, o de una persona capaz de interpretarlos y analizar en conjunto los datos obtenidos para reproducir la información, luego repetir el proceso con cada documento nuevo, postergando así la tenencia de información para la toma de decisiones.

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