La gestión documental

La gestión documental con relación a la política de cero papel

La gestión documental y archivística de los documentos digitales

La forma en la que tradicionalmente se han gestionado los documentos incluía grandes cantidades de papel, de recursos físicos y humanos asociados a los trámites requeridos de una correcta gestión documental; ahora que la mayoría de los documentos tienen su origen de forma digital los retos documentales deben cambiar para adaptarse y ser más eficientes.

Si bien, la gestión documental digital puede en principio parecer diferente a la gestión archivística tradicional, de fondo son equivalentes; ya que los procesos archivísticos y la gestión de documentos tanto física como electrónica tiene el mismo ciclo de vida :

  1. Producción
  2. Recepción
  3. Distribución
  4. Organización
  5. Conservación
  6. Recuperación
  7. Consulta

Todo el ciclo debe llevarse a cabo de igual forma si es una gestión física o digital, teniendo en cuenta los atributos característicos del documento como la identificación única, las personas que intervienen a lo largo del proceso desde su producción, las fechas relacionadas a cada etapa del ciclo de vida, las relaciones con otros documentos y la respuesta de salida que se pueden expresar en un documento electrónico a través de elementos como una firma, un código de clasificación, o mediante metadatos vinculados a este.

Por ello, se han creado herramientas que ayudan en la resolución de los nuevos paradigmas de la gestión documental que resuelven el  incremento en la cantidad de información que circula al interior de las organizaciones, la forma en que se  organizan y  consultan los documentos, o los procedimientos de tramite al interior de la organización soportados de una forma automatizada, estandarizada y eficiente a través de todo su ciclo de vida documental.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *