Deceval

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Sector: Público

Soluciones Contractadas

Automatización de la gestión documental

Descripción General: Instalación, configuración, parametrización y puesta en marcha del sistema de automatización para la gestión documental con sus módulos de archivo, correspondencia, Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes PQRS, en ambiente WEB.

El Reto: 

Adquirir la mejor solución entre siete proponentes nacionales e internacionales que cumpliera con el plan de tecnología de DECEVAL incluyendo los 107 requerimientos funcionales, 130 requerimientos técnicos y 200 requerimientos de seguridad de la información.
Llevar los procesos manuales de recepción, producción, distribución, trámite, consulta y préstamos, conservación y archivo de documentos a un software de gestión documental para automatizar los procesos volviéndolos eficientes.

La Solución: 

Después de un proceso de selección exhaustivo y con el apoyo de un consultor especializado en consultoría tecnológica se seleccionó a TMS como la herramienta que cumplía con todos los requerimientos y que se encontraba alineada con las expectativas de DECEVAL.

Los Logros

  • Disminución de la manipulación de los documentos físicos
  • Registro de todos los documentos que se reciben y localización inmediata de los mismos.
  • Aplicación de las reglas de retención documental de forma automática, controlando tiempos de retención e informado el cumplimiento de ciclos.
  • Transferencia automatizadas y controladas
  • Consultas en línea
  • Control automatizado de prestamos de documentos físicos
  • Trazabilidad de las documentos
  • Única herramienta para controlar el ciclo completo de gestión documental.

Otros Reconocidos Proyectos:

  • Integración del correo corporativo a la gestión documental
  • Sistema de gestión y seguimiento comercial