¿Por qué la documentación debe nacer digitalmente?   

La razón sobre por qué debería la documentación debe nacer digitalmente, es porque facilita su manipulación, seguimiento y gestión; además evita procesos de digitalización que requieren dedicar recursos y tiempo para llevar los pixeles de los documentos físicos a bits.  

La digitalización de documentos es un proceso en el cual se convierte en imagen un documento de papel. Lo cual ha llegado a ser una solución para empresas que hacen o han hecho uso extensivo de la documentación física.

Hay dos formas en las que se pueden conservar los documentos digitalizados:

  • Retrospectiva, en la que se mantienen los archivos tanto digital como análogamente.
  • Sistemática, genera una copia del contenido interno del documento, por lo cual sustituye al documento físico original mediante una firma o sello de autenticación.

Pero, ¿Cuáles son las ventajas de digitalizar los documentos?

La gestión de documentos al interior de una organización es un tema fundamental para tomar control de la información y de la toma de decisiones asociados a las mismas, para lo cual se requiere estructurar y unificar dicha información, de tal manera que se pueda acceder de manera fácil, que además tiene otras ventajas asociadas, como:

  • La reducción de costos asociados por el almacenamiento y distribución, ya que desaparece en cierta medida el espacio físico.
  • Facilidad en la clasificación y consulta de archivos gracias a la estructuración de la información, y así la búsqueda se realiza de manera más rápida y automatizada.
  • Menor pérdida de archivos, ya que se evitan las pilas de documentos.
  • Posibilidad de compartir documentos o controlarlos con mayor facilidad, dando permisos a lo diferentes usuarios.
  • Menor posibilidad de deterioro, gracias a un almacenamiento ya sea virtual o en nube.

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