Software para el sistema integral de calidad: Un antes y un después

El pasado del Sistema integral de calidad

Software para el sistema integral de calidad una visión anterior. En tiempos no muy recientes, bueno hoy en día todavía se observan esas prácticas, los procesos de calidad eran manejados de forma manual a partir de hojas de cálculo, formatos físicos, reportes manuales, registros físicos (actas) de planes y visitas de auditoría, etc.

¿Le suenan los cartapacios?, ¡todavía existen!, de proformas que en las entidades se coleccionaban para conservar los diseños de los formatos autorizados por las áreas de procesos o calidad  para hacer algún tipo de trámite.

Persiste en el recuerdo la “colección de soportes” de constancias de lectura de procedimientos o manuales que conservaban las áreas de personal o administrativas, para recuperarlos manualmente para los casos en que se quisieran adelantar procesos disciplinarios.

Se rememoran aún los papeles de trabajo y actas de constancia de visita de auditoría que se hacían al Sistema de gestión integral.

¿Quien no recuerda los planes de mejora continua donde en el correo electrónico, o carpetas físicas, se conservaban los compromisos de cada uno de los responsables a la espera posterior de que estos se cumplieran?

¿Recuerda la construcción de los cuadros en Excel que recogían o recogen los análisis y las matrices térmicas de riesgos y todos los enlaces que en las hojas de cálculo se entramaban entre las causas, los planes de acción, las cuantificaciones, los compromisos, responsables, etc?

 

Porvenir: software de gestión del Sistema integral de calidad

Pues la buena noticia es que ya existen aplicativos que apoyan con el trámite de todas estas actividades de forma integral y coherente. Nos referimos a soluciones que gestionan en su totalidad el proceso de calidad en un único lugar, cubriendo actividades como la gestión del maestro de documentos, el proceso de mejora continua, la gestión de los riesgos, las situaciones de no conformidad y servicios no conformes, entre otros.

Esto sumando a que estos software de gestión integral de calidad también incorporan los procesos de planeación, ejecución y registro de auditoría, la gestión y seguimiento de indicadores, la gestión de los procesos documentales desde su solicitud hasta su publicación y constancias de pruebas de lectura, hacen que los usuarios y administradores del sistema de hoy tengan, entre comillas, un mundo más tranquillo y  sin sobresaltos.

Todo en un único lugar. Un lugar ordenado y controlado que a partir de flujos de trabajo, notificadores por correos electrónicos, repositorios de formatos y formularios electrónicos hacen que la gestión del sistema integrado de calidad sea ágil y sencilla de ejecutar: un proceso agradable que no agobia al usuario o al responsable del sistema en su quehacer diario.

Las herramientas que hoy ofrece al mercado cuentan con la madurez que dan los años y que por supuesto hacen que el proceso de estandarización al interior de las organizaciones y la aplicación de políticas operativas, administrativas y gerenciales se lleven sin que medie algún tipo de trauma o esfuerzo.

Las normas ISO 9001 y NTCG 1000 son grandes instrumentos que aplicados a las organizaciones logran excelentes resultados en su productividad y control. Pero estos resultados podrán mejorarse aún más si su organización los ejecuta por medio de un aplicativo para el proceso de calidad.

Si quiere conoce más sobre esto y acercarse a una herramienta que le ayude a usted y su organización en el control y sistematización del sistema de calidad haga click acá o contáctenos que con gusto le haremos una presentación sobre las bondades y ventajas de contar con TMS-CALIDAD.

Autor: Javier Galindo Mayorga, Sertisoft, agosto 9 de 2017

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