BANCO DE LA REPÚBLICA
1. Nombre del Proyecto
DELFOS – Documentos Electrónicos y Flujo Seguros. Implementación del Sistema Integral de Gestión de Correspondencia que soporta los flujos electrónicos seguros de documentos y permite definir y hacer gestión de flujos estructurados de negocio.

2. Descripción del Problema
El Banco de la República buscaba implementar una solución tecnológica que le permitiera realizar administración y gestión del flujo documental en cuatro etapas que componen el ciclo de vida de los documentos, a saber: Creación o Recepción, Distribución o Publicación, Gestión, Almacenamiento y Conservación. Dentro del alcance se contempló que los documentos pueden ser clasificados en: Físicos (comunicaciones cuyo original está en soporte tradicional –papel-) o Electrónicos (aquellas comunicaciones que no son materializadas y fluyen a través de medios electrónicos), y que para cada uno de estos, las etapas que conforman el flujo de manejo documental son diferentes. También se deseaban crear tipologías documentales electrónicas que empleando la entidad certificadora cerrada “Entrust”, los documentos generados fueran firmados y encriptados con esta plataforma del Banco.

3. Tecnologías Empleadas
Las soluciones implementadas trabajan bajo el concepto de arquitectura multinivel 100% Web Based. El Sistema de Información T&MS está desarrollado con las herramientas provistas en Microsoft Visual Studio (Visual Basic 6.0, .NET, Visual Interdev 6.0) y Motor de base de Datos SQL Server. Estas herramientas permiten hacer uso de lenguajes de programación como Java, HTML y Active Server Scripting (JavaScript y VisualBasicScript) XML y SQL. Dentro de la solución implementada se emplearon las siguientes tecnologías.
3.1. Plataforma Informática:
• Windows 2003 Server
• Microsoft SQL 2000 Server
• Microsoft Analysis Services 2000
• Microsoft Exchange Server 2003
• Microsoft Internet Information Server 6.0
• Microsoft COM + Applications (Transaction Server)
• Framework .NET
• Microsoft XML 4.0 Parser and SDK
• SOAP Tool Kit

3.2. Aplicaciones de Negocio
• Sertisoft T&MS – Motor de Gestión y Seguimiento
• Sertisoft T&MS – Administración de Correspondencia
• Sertisoft T&MS – Workflow
• Sertisoft T&MS – Administración Documental

4. Ventajas y Beneficios Obtenidos
• Mayor grado de integración, eficiencia y agilidad en los procesos inherentes a la gestión de correspondencia.
• Lograr que la información entre los referidos procesos fluya internamente por el Sistema (disminución en el flujo de documentos físicos), lo cual redunda en mayor exactitud y mejor consistencia de la citada información.
• Alcanzar un cubrimiento a nivel nacional para lograr unificación en los procesos señalados y hacer posible una consolidación de la información.
• Proveer una plataforma confiable y segura para el manejo de documentos electrónicos dentro de la organización mediante una conectividad satisfactoria con la infraestructura de llaves públicas para el manejo de certificados digitales.
• Ampliar la gama de servicios del sistema actual en aspectos tales como: estadísticas, consultas de información y alertas, de tal manera que se disponga de información actualizada y oportuna que facilite la toma de decisiones.
• Brindar un tiempo de respuesta óptimo a los usuarios.

5. Volumen y Cobertura
A continuación se describe información relacionada con volumen de usuarios, transacciones y cobertura.
Número de Usuarios: superior a 2.000
Volumen de Documentos: 15.000 promedio mes
Volumen de Solicitudes/Procesos: 5.000 promedio mes
Cobertura: Bogotá (Edificio Principal, Edificio Anexo, Edificio Avianca, Biblioteca Luis Angel Arango, Club), Sucursales a nivel nacional.