El sistema de radicación y distribución de correspondencia tiene como principal finalidad integrar los documentos entrantes y salientes, para garantizar un adecuado manejo en términos de acuerdos de servicio, control de vencimiento de términos, conocimiento inmediato de los interesados, búsqueda, ubicación y control de la distribución y entrega.

El sistema de radicación y distribución de correspondencia es un completo sistema de gestión de correspondencia entrante y saliente, completamente WEB sobre estructuras de datos XML, que permite manejar múltiples ventanillas de radicación sin importar su localización geográfica, controlar y registrar toda la información requerida y realizar un estricto control de los tiempos de radicación y distribución de la correspondencia. Se integra con el sistema de WORK FLOW, para garantizar que documentos recibidos que requieren atención y respuesta especial o inmediata, sean detentados y se generen los respectivos procesos de gestión desde el mismo momento en el que son recibidos en la ventanilla de radicación. Así mismo se integra con el sistema de gestión archivistica, evitando repetir y redigitar información, al momento que se decide archivar el documento.

El sistema de radicación y distribución de correspondencia genera un modelo estadístico DataWareHouse (DWH), que permite analizar toda la operación de correspondencia entrante y saliente de la organización.

Permite radicar todas las comunicaciones internas o externas que recibe la organización.

Genera el consecutivo de radicación completamente parametrizable y personalizable.

Permite inicializar los contadores de radicación.

Genera los respectivos rótulos donde se imprime el número de radicación, la fecha, la hora y el código de barras.

Permite definir la estructura organizacional para radicar las comunicaciones a la dependencia destino y destinatario, asegurando la integridad de los datos.

Las interfaces de captura de datos se realiza sobre interfaces XML.

Controla el tiempo de entrega de la correspondencia desde el momento que se radica en ventanilla, hasta que es entregada a su destinatario final.

Genera alertas y escalamientos cuando la correspondencia no es entregada en los tiempos definidos en los acuerdos de servicio.

Permite digitalizar los documentos físicos que son recibidos en las ventanillas de radicación, para su despacho electrónico al destinatario de manera instantánea.

Permite generar las listas de distribución en formato electrónico o en formato impreso para el control de correspondencia.

Genera ciclos de distribución de correspondencia.

Maneja bandejas de entrada y salida de la correspondencia entrante y saliente el la ventanilla de radicación y en las dependencias.

Controla y hace seguimiento de la ruta de los documentos a través de las personas y las áreas o dependencias en la organización hasta su destino final.

Genera reportes de gestión de la operación de radicaciones por tipos de documentos, tiempos de respuesta, dependencias destino, fechas, rangos de tiempo, destinatarios finales.

Se integra con el sistema de WORK FLOW lo cual permite disparar procesos de gestión cuando se radican documentos que requieren atención especial (Ej. TUTELAS o DERECHOS DE PETICIÓN).